Давайте начнем с общей картины. В состав вашей проектной группы входят эксперты по определенным проблемам — люди, которые могут помочь определить и получить результаты проекта. Эти сотрудники могут быть из вашего IT-департамента, но также и из других отделов компании. Ваша проектная группа может полагаться в своей работе, как на внутренних сотрудников, так и на приглашенных специалистов. Она может включать в себя, как местных сотрудников, так и людей по всему миру. Первый шаг — определить тип людей (профессиональные умения, а не личности), который вам нужен, а не конкретных людей, которые вам нужны. В некоторых компаниях первоначальный состав проектной группы работает над определением этих нужд, а потом члены проектной группы добавляются или удаляются по мере надобности.
Вы можете начать с анализа общего окружения и особое внимание обратить на такие элементы:
Организационные. Какие отделы, подразделения или группы компании должны быть представлены в проектной группе? Если ли проблемы с бюджетом (заморожен прием на работу, идут сокращения и т. п.), которые могут влиять на ваш проект? Если проблемы с профсоюзами или какими-то другими коллективами, которые повлияют на членство в группе (или сам проект)?
Технические. Какой спектр технических специальностей должен быть в проектной группе? Присутствуют ли у вас различные типы технологий (инженерный подход, различные языки программирования, оборудование), которые должны быть, или эту проблему надо решать? Потребуется ли вашей группе программа для скачивания музыки и видео в контакте?
Логистические. Где располагаются члены проектной группы? В одном месте, в разных или даже в разных странах? Как вы будете координировать их активности? Большая часть эти проблем уже должна была быть определена в процессе проектной группы IT.
Межличностные. Какие типы формальных и неформальных взаимоотношений существуют между членами группы (или потенциальными членами группы)? Есть ли такие взаимоотношения, которые надо развивать и известные проблемы, которых вы можете избежать?
Политические. Какие альянсы существуют между различными заинтересованными лицами, и как они будут влиять на ваш проект (в лучшую или в худшую сторону)? Есть ли в составе вашей проектной IT-группы люди с определенным политическим влиянием или такие люди, которые могут быть нежелательны по политическим мотивам? Как это будет влиять на ваш IT-проект?
В дополнение к этим пробелам есть еще некоторые вещи, о которых стоит подумать при создании вашей проектной группы. Некоторые из этих элементов могут встречаться не в каждом IT-проекте, но знакомство с ними прибавит вам уверенности в том, что вы создаете самую оптимальную проектную группу, которую только возможно в существующих организационных границах. Все мы сталкивались с тем, что в состав проектной группы включаются люди за их политический вес или из-за организационной структуры компании. Конечно, наличие людей такого рода в проектной группе не принесет ей реальной пользы, но правильно понимая ситуацию, вы сможете наладить работу с ними.
Вы можете нарисовать специальную организационную схему взаимоотношений потенциальных или желательных членов группы, чтобы четче осознавать ситуацию. Можно создать специальную матрицу или сеть для установления взаимосвязей и ответственностей членов группы или можно ограничиться простым списком обязанностей. Главное четко осознать список участников проектной группы сейчас и в будущем и понять пять описанных элементов.
После того, как вы познакомились с пятью ситуационными элементами, надо определить роли и ответственности. Это надо делать, имея в виду конкретных людей, именно с этого надо начинать. Большинство людей чаще всего думают о людях, а не о ролях, ответственностях и компетенциях. Когда вы имеете в виду конкретных людей, вы можете сформировать мнение о ролях и ответственностях на основе этого конкретного человека. Хотя в идеале надо определить роли, ответственности и компетенции, нужные для проекта, а уже потом находить людей на занятие этих ролей. После этого вы можете добавить роли, ответственности и компетенции в список вашей группы (а также в организационные схемы, матрицу или расписание компании). Вскоре мы более подробно познакомимся с этой проблемой.
/p