После того, как главные целы разбиты на составные задачи, для каждой из них должен быть назначен человек, ответственный за ее выполнение. Самое простое правило гласит: один ответственный на одну задачу или блок работ. Это не означает, что ваша группа не будет работать над этой задачей, но ответственность должна быть сосредоточена в руках одного человека.
Он по определению являются человеком, ответственным за успешное выполнение задачи. Это совсем не значит, что он должен выполнять всю работу, связанную с задачей. Это означает, что он отвечает за то, что она выполняется в соответствии со всеми спецификациями (объем, время, стоимость и качество). Детальное описание выполняемой задачи определяет будущий процесс исполнения, а ответственный человек определяет эти детали. Он может делегировать разработку деталей другим людям, но в конечном счете именно он отвечает за определение всех деталей задачи, а потом — за ее успешную реализацию. Не стоит недооценивать всю важность верного выбора именно того человека, который максимально качественно выполнит необходимую работу. Отчасти это можно сравнить с деятельностью серьёзной охранной фирмы. К примеру, охранное агентство Легион имеет в штате несколько групп специалистов, каждая из которых сформирована из людей, максимально эффективно и в кратчайший временной промежуток выполняющих определённый спектр поставленных задач.
Как надо назначать ответственных? Есть несколько критериев, которые вы можете использовать при назначении ответственных, но в идеале члены вашей проектной группы должны выбрать себе дело по вкусу, на основе своих интересов и знаний. Если вам надо назначать ответственного, то следует обратить внимание на такие критерии:
Экспертиза. Ищите эксперта, который понимает все компоненты задачи. Люди максимально близкие к работе часто лучше других понимают, что должно быть сделано. Если вы можете заполучить экспертов по проблеме (SME — subject matter expert), чтобы сделать их ответственными за задачу, то скорее всего она будет хорошо определена и хорошо управляться.
Опыт. Если вы не можете привлечь такого эксперта к руководству задачей, следующим критерием может быть опыт в смежных областях. Если вы назначите на руководство опытных членов группы, они могут либо вычислить требуемую информацию, либо знают, кого надо привлечь для того чтобы получить ее.
Техническое или групповое лидерство. Назначаемый человек обладать определенным авторитетом в проектной группе и может быть полезным, как при определении задач, так и при определении, кому они могут быть делегированы.
Если у вас нет члена проектной группы с экспертизой или опытом для руководства задачей, то у вас проблемы. Помните, что кто-то может оказаться на периферии проекта, поскольку он или она работают только в одной области проекта. То, как вы определяете «проектную группу» может меняться в процессе реализации проекта, поэтому не забывайте о людях, которые могут участвовать только на определенных этапах проекта. Если вам нужна дополнительная экспертиза, работайте со спонсором проекта, чтобы определить все необходимые ресурсы для гарантии нужной вам экспертизы. Недостаток нужной экспертизы в техническом проекте может очень быстро остановить весь проект. Помощь экспертов при разработке деталей задач (даже если они потом не будут руководить) может стать лучшим выбором в высокотехнологических проектах.
Главное правило в управлении проектом заключается в том, что у каждой задачи должен быть только один человек, ответственный за ее выполнение. Задачи с несколькими ответственными за них, скорее всего не будут завершены вовремя, в рамках бюджета и требуемого качества. Задача без ответственных лиц просто не будет реализована. Если возникают сложности, то не должно возникать неопределенных ситуаций типа: «он сказал, она сказала». Вам надо, чтобы задача была завершена в соответствии со своими параметрами и вовремя.