Степень вашего энтузиазма при управлении издержками непосредственно связано с матрицей гибкости. Даже если стоимость — наиболее гибкий параметр, вы все равно будете пытаться контролировать свои издержки, а это потребует от вас подстройку ваших менее гибких параметров. Например, если ваше расписание — наименее гибкий параметр, то вы попытаетесь добавить людей для решения наиболее критичных задач, чтобы остаться в рамках расписания.
На это вам придется потратить лишние деньги и вы это знаете (мы еще поговорим об управлении рисками), но это именно то место, где стоимость может увеличиваться. Если стоимость является более гибким параметром, чем расписание, ваши резервы должны отражать этот факт (больше резервов в стоимости, чем для расписания), а вы должны принимать продуманные решения для использования этих резервов, чтобы выполнять ваше расписание по плану (вместо того, чтобы задерживать проект из-за того, что все резервы израсходованы).
Вам надо активно работать, чтобы контролировать издержки вашего проекта и этот процесс начинается с соблюдения плана расходов. Так можно назвать общую стоимость проекта, разбитую по этапам, главным целям или задачам (так, как следует) с четко обозначенным объемом резервов в процентах или конкретных цифрах. Далее вам следует разработать (если вы еще этого не сделали) процессы управления изменениями. Изменения в объеме или содержании проекта — это главная причина увеличения издержек проекта, поэтому управление изменениями очень важно для управления издержками.
Не слишком ли много сказано выше о «работе» и «гибкости»? А ведь эти понятия применимы в первую очередь не к созданию какого-либо проекта, а к нашему с вами телу! Так что, вперёд, в магазин спортивного оборудования, чтобы прикупить себе классный тренажер и позаботиться не только о гибкости целей и задач вашего проекта, а о силе и пластичности собственного тела.
Как и в управлении объемом проекта, у вас должен быть четкий план для управления изменениями в стоимости. Процедуры управления изменениями в стоимости не должны быть сложными или слишком детализированными, но в них должен быть определен кто-то, кто контролирует запланированную стоимость, новую стоимость, причину изменения стоимости и тех людей, кого затронут эти перемены (если они есть). Должны быть определены четкие правила: если стоимость возрастает, кто должен одобрить это (снижение стоимости происходит достаточно редко, но одобрения не требует).
Вы можете использовать следующий список, чтобы контролировать ваши издержки:
1. Контролируйте причины перемен, чтобы убедиться, что перемены необходимы.
2. Контролируйте и документируйте все перемены в финансовом плане, если они происходят.
3. Контролируйте изменения в проекте и отмечайте из воздействие на стоимость проекта.
4. Регулярно следите за стоимостью и осознавайте влияние отклонения в стоимости на проект.
5. Записывайте изменения стоимости регулярно, чтобы отслеживать ситуацию со стоимостью проекта в реальном времени.
6. Предотвращайте неавторизованные изменения в проекте или в плане стоимости проекта.
7. Сообщайте о всех переменах соответствующим заинтересованным лицам и получайте одобрение при необходимости.
Бюджет проекта должен быть разработан и направлен на одобрение спонсором проекта вместе с остатком плана проекта. Бюджет обычно излагается в специальных таблицах, а необходимые комментариями могут быть включены в эту таблицу или в дополнительный документ. Этот отдельный документ должен быть включен в план проекта.